Perfecte rommel

Posted on 17 aug '07

De wereld is rommelig en de mens brengt orde met zijn opruimdwang. Maar rommel is helemaal niet erg, niets om je voor te schamen in ieder geval. Hoop voor de chaoot: chaos is een vorm van creativiteit. Jaap Peters, organisatiedeskundige en auteur van boeken over management, houdt van chaos. Volgens hem maakt optimale wanorde processen juist efficiënt.

De mens heeft de neiging om alles in orde en netheid in te pakken. Toch is rommel vaak geen rommel. Voor degene die de structuur niet herkent kan een situatie er chaotisch uitzien: de orde toont zich niet aan de buitenkant. Jaap Peters gebruikt het voorbeeld van de ontbijttafel van zijn gezin op vakantie. Een chaos. Toch kan zijn vrouw feilloos zien aan de plaatselijke rommel ter tafel, welk gezinslid waar heeft gezeten. Het antwoord op de vraag ‘Waarom staat die jampot daar’ geeft haar inzicht in wie waar zat.

Hetzelfde geldt voor een rommelig bureau. De rommel is vaak niet zonder systeem: oude dingen liggen onderop of verder weg. Dingen die je vaak nodig hebt liggen juist binnen handbereik. Bazen streven vooral inzichtelijkheid na. Door rommelige werkwijzen niet toe te staan en processen te automatiseren hopen ze inzicht te krijgen in hoe werkprocessen verlopen. Meten is tenslotte weten. Uitkomsten lijken voorspelbaar te worden en de baas krijgt een maximaal gevoel van controle.

‘Die houding van ‘kijk eens hoe ik alles onder controle heb’ is in feite egocentrisch’, zegt Jaap Peters. ‘Het toont een gebrek aan empathie. En gaat ten onrechte uit van de aanname dat de wereld maakbaar is. Controle en beheersing liggen ten grondslag aan goed management, is het vastgeroeste idee. Maar de realiteit is dat de wereld veel te complex is voor beheersing door controle. Jammer genoeg stuit de negatieve terugslag van die visie vooral op de werkvloer terug.’ Gepaard met de illusie dat werkprocessen beheersbaar zijn worden werknemers naar opruimcursus gestuurd.

Opruimcursus
(Uit het huidige aanbod van Volksuniversiteit Delft, programma 2007:)
Heeft u het idee dat het allemaal efficiënter kan? Bent u de stapels papier zat, maar u weet niet hoe ze weg te werken? Bent u regelmatig spullen kwijt en krijgt u daar stress van? Ergert u zich aan de troep om u heen? Weet u niet meer waar te beginnen? Of is het na het opruimen heel snel weer een zooitje? Dan is deze cursus er voor u!

Herwin het overzicht en bespaar uzelf vanaf nu tijd, geld en ergernis. Immers, een opgeruimd huis geeft een opgeruimd hoofd!’

Vergelijk deze laatste zin eens met deze uitspraak van Einstein: ‘Als een rommelig bureau staat voor een rommelige geest, waar staat een leeg bureau dan voor?’

Niet alleen Einstein bezong zijn gebrek aan opruimdrift. Ook Alexander Fleming, die penicilline uitvond, zei: “Had my laboratory been as up to date and as sterile as those that I have visited, it is possible that I would have never run across penicillin.”

Peters licht op verzoek van de hogere luchtlagen in bedrijven, organisaties door. Hij wordt dan geacht knelpunten te analyseren. “Deze ‘knelpunten’ lopen volgens Peters onmiddellijk in de gaten omdat het situaties zijn die ‘niet normaal’ zijn. Maar dat betekent niet dat ze ondeugdelijk zijn. Het zijn vaak aanpassingen op het gangbare op plekken waar de regels niet efficiënt zijn. Knelpunten zijn lokale oplossingen voor een probleem waar de centrale leiding geen oog voor heeft.” Een dergelijke aanpassing op een systeem ziet hij als evolutie van de organisatie.

Peters schetst een voorbeeld waar toegepaste rommeligheid voor efficiëntie zorgt. Een bedrijfsrestaurant kan een lineaire opstelling hebben. Dat is handig en overzichtelijk. Maar omdat iedereen op ieders bestelling moet wachten ontstaan er vaak lange rijen en daarmee wachttijden. Een andere opstelling die je ook tegenkomt bij bedrijfsrestaurants is de ‘chaotische’. Waarbij de brood, melk, broodbeleg, soep, salades en gefrituurde happen niet allemaal in een lijn worden aangeboden maar als een soort eilandjes in de ruimte zijn opgesteld. Dat wat je niet wilt, kun je overslaan en daar waar het druk is kun je vermijden. Het resultaat: kortere wachttijden.

Bij lezingen laat Peters graag een video zien van een straat in Amsterdam waar regelmatig dubbel geparkeerd wordt. Naast de rij geparkeerde auto’s ontstaat een extra rij die de eerste rij auto’s vastzet. Zijn gehoor trekt bij het zien van de beelden al witheet weg van woede. Men ervaart dat gedrag als tomeloos a-sociaal. Toch is het dubbelparkeren een oplossing voor een plaatselijk probleem: een chronisch gebrek aan beschikbare parkeerplekken. De dubbelparkeerder zet in die straat zijn auto niet op de handrem. Voor de ingeparkeerde chauffeurs die het systeem niet kennen is op een briefje achter de voorruit te lezen: hij staat niet op de handrem hoor! Mocht iemand ingeparkeerd zijn en weg willen, dan rolt hij de dubbel geparkeerde auto een paar meter naar voor of naar achter. De zaal reageert dan heel anders en zegt: ‘Wat handig!’

Een manager stopt zijn energie in plannenmakerij. Maar tegen de tijd dat hij aan uitvoeren toekomt is de wereld alweer veranderd. Achteraf weet hij pas welke strategie werkte. Het is een paradox. Een manager die effect wil van zijn inspanningen moet juist navigeren tussen planning en realiteit. Hij moet op zoek naar de perfecte wanorde.

Werkprocessen zijn levende processen die voortdurend evolueren. Het toestaan van chaos en rommeligheid leidt daarom tot efficiëntere processen. En daarmee tot tevredener mensen.

Het voordeel van ongezond leven, HoeZo Radio Zomerserie 17 augustus 2007

De wet van de stimulerende wanorde (a perfect mess)“ David Freedman en Eric Abrahamson, uitg. Mouria Amsterdam 2007

Niets nieuws onder de zon en andere toevalligheden – Strategie uit Chaos / Jaap Peters en Rob Wetzels.

What Others Are Saying

  1. Alette 4 sep '07 at 12:30 pm

    Hoi! Ooit twee filmpjes van een kruispunt in spitsuur gezien, één met stoplicht en één zonder. Je houdt bij de tweede je hart vast als die vrouw met kinderwagen over moet, maar het gaat vrijwel altijd goed en de tweede is duidelijk een hoop efficienter dan de eerste. Er moet wel iets geregeld worden voor de vrouw met kinderwagen, maar als zij even niet aanwezig is kan het hele systeem weer op de schop. En dat geldt ook voor keukenkastjes…
    Leuk stuk!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *